Vous souhaitez réussir votre vie professionnelle et personnelle ? La méthodologie de résolution de problèmes DMAIC vient à votre secours !

Introduction

Je vous entends déjà dire : « Encore un blog qui essaie de vous dire quoi faire et ne pas faire dans votre carrière ou votre vie… ». Rassurez-vous, chers lecteurs. La méthode DMAIC ne vous dit pas ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire, non, elle vous guide de manière structurée vers la résolution d’un problème. Une solution dont vous ou votre équipe êtes les créateurs après avoir défini, mesuré et analysé un problème ou une situation. Mettons un peu d’ordre dans tout cela : DMAIC signifie « Define, Measure, Analyze, Improve, Control » (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler) et constitue une approche structurée qui a prouvé son efficacité dans divers secteurs d’activité. Voyons comment cette méthodologie de résolution de problèmes peut nous mener à des solutions qui non seulement répondent aux défis actuels, mais ouvrent également la voie à l’amélioration continue, à l’excellence opérationnelle et à d’autres initiatives liées aux processus.

Définir

La première étape du DMAIC consiste à définir clairement le problème à traiter. Cela implique d’identifier la portée, les objectifs et les contraintes du projet. En acquérant une compréhension globale du problème, les équipes peuvent s’assurer que leurs efforts sont ciblés et alignés sur les objectifs de l’organisation. La définition du problème fournit une feuille de route pour l’ensemble du processus de résolution, posant ainsi les bases de la réussite. Cela semble très simple et évident, mais ne sous-estimez pas cette étape. Vous devez vous efforcer de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde – vous-même, vos collègues et les parties prenantes – et de parvenir à un accord sur la nature exacte du problème ou du défi. Plus facile à dire qu’à faire… Voici un exemple simple illustrant le degré de complexité que cela peut impliquer :

Un arbre dont les branches débordent dans votre jardin peut constituer un problème pour vous en raison des débris qu’il y laisse, mais pour votre voisin, il peut créer un coin ombragé et agréable pendant les chaudes journées d’été…

Mesure

Une fois le problème défini, l’étape suivante consiste à recueillir les données et indicateurs pertinents. Il faut bien commencer quelque part… La mesure est cruciale pour évaluer l’état actuel et établir une base de référence en vue d’une amélioration. Cette phase implique d’identifier les indicateurs clés de performance (KPI), de collecter des données et d’analyser les tendances. Une image vaut mieux que mille mots : présentez vos données ou votre problème de manière visuelle ou graphique. L’objectif est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, n’oubliez pas… En quantifiant le problème, vous ou votre équipe pouvez obtenir des informations précieuses sur son ampleur et son impact sur l’ensemble du processus. Un petit exemple.

Imaginez que votre trajet domicile-travail s’allonge de plus en plus, mois après mois. Pour résoudre ce problème, commencez par évaluer l’itinéraire lui-même, par exemple, ou comparez la durée actuelle du trajet à celle des années ou mois précédents, etc.

Analyse

Une fois les données en main, il est temps d’approfondir l’analyse des causes profondes du problème. La phase d’analyse implique l’utilisation d’outils statistiques (principe de Pareto, cartes de contrôle), l’analyse des causes profondes (méthode des « 5 pourquoi », diagramme d’Ishikawa, analyse des processus, etc.) et d’autres méthodes permettant de mettre au jour les problèmes sous-jacents contribuant au problème. Cet examen critique permet aux équipes d’identifier les facteurs les plus influents et de sélectionner ceux qui sont susceptibles d’être la ou les causes profondes. Une analyse approfondie est essentielle pour élaborer des solutions efficaces qui s’attaquent aux causes profondes, plutôt qu’aux simples symptômes, ce qui permet de prévenir les erreurs et d’assurer une amélioration continue. Une analyse statistique n’est pas nécessairement indispensable : si vous pouvez fournir des preuves irréfutables que vous avez trouvé la cause, n’hésitez pas à omettre ces statistiques. Notez que les statistiques nécessitent une analyse des données et une connaissance approfondie des différents tests pour les appliquer correctement. C’est fascinant à mes yeux, mais cela ne peut pas être mis en œuvre par n’importe qui. Si vous avez besoin d’aide concernant vos questions statistiques, n’hésitez pas à me les soumettre ; je suis toujours partant pour relever un petit défi statistique.

« Les faits sont têtus, mais les statistiques sont malléables » – Mark Twain

Revenons à l’exemple précédent du trajet domicile-travail. Lors de l’analyse de vos résultats de mesure, concentrez-vous sur les facteurs, s’il y en a, qui entraînent des retards supplémentaires. Essayez de vous concentrer sur les causes plutôt que de proposer des solutions. Est-ce dû à un système GPS obsolète, à des entretiens de votre voiture effectués en retard entraînant des pannes, ou à des travaux routiers ? En d’autres termes, vous testez différentes hypothèses à la lumière des données que vous avez collectées ou dont vous disposez.

Si vous soupçonnez une forme quelconque d’erreur humaine lors de la phase d’analyse, je vous invite à consulter le blog de mon collègue Lars. Il y explore la nature multiforme des erreurs humaines dans l’industrie pharmaceutique, en mettant en lumière leurs causes sous-jacentes et en examinant des stratégies visant à réduire leur fréquence.

Améliorer

Laissez libre cours à votre créativité ! Fort d’une compréhension claire du problème et de ses causes profondes, vous pouvez désormais élaborer et mettre en œuvre des solutions. La phase « Amélioration » se concentre sur la génération d’idées, le test d’hypothèses et la mise en œuvre de changements dans le processus existant. Cela peut impliquer une refonte des processus, des mises à niveau technologiques ou d’autres innovations visant à obtenir les améliorations souhaitées. Il est important de mesurer l’impact (coût, aspects juridiques, personnel, etc.) de ces changements et d’affiner l’approche en fonction des retours de votre équipe et de vos parties prenantes. C’est avec ces personnes que vous avez défini la phase « Définir » et que vous vous êtes mis d’accord sur le problème au départ !

Dans notre exemple : levez-vous plus tôt, travaillez à domicile ou prenez simplement votre vélo ! Je plaisante… Il existe toujours des solutions sur mesure pour un problème ou un défi spécifique ; n’ayez pas peur de sortir des sentiers battus et d’impliquer les gens !

Contrôle

La dernière phase du DMAIC, souvent négligée, est celle du « Contrôle », qui consiste à pérenniser les améliorations obtenues. Cela implique de mettre en place des systèmes de suivi, d’élaborer des procédures opérationnelles standardisées et de mettre en œuvre des contrôles pour s’assurer que le problème ne réapparaisse pas. La cohérence est ici essentielle et constitue un facteur clé de réussite. En intégrant ces mesures dans le flux de travail habituel, les organisations peuvent institutionnaliser les améliorations et prévenir toute régression, ce qui conduit à une culture d’amélioration continue ! Les personnes sont au cœur d’une telle culture. N’oubliez pas de tenir vos collègues, les membres de votre équipe et les parties prenantes informés de l’avancement du projet et de les remercier en temps voulu pour leur motivation et leur participation à votre projet !

Conclusion

Cette méthodologie, grâce à son approche structurée et fondée sur les données, vous permet, à vous et à votre équipe, non seulement de relever les défis immédiats, mais aussi de favoriser une culture d’amélioration continue. En suivant le cadre DMAIC, les organisations peuvent gérer les complexités, surmonter les défis et tendre vers l’excellence !

Si vous êtes engagé dans la voie de l’amélioration continue et de l’excellence opérationnelle, collaborons ensemble ! Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre expertise en matière d’excellence opérationnelle peut profiter à votre entreprise.