Responsables des affaires réglementaires : vos interfaces GMP-GVP sont-elles harmonisées ?

Et voici une question plus importante : le programme d’auto-inspection de votre système qualité BPF s’étend-il réellement à la pharmacovigilance, aux visuels et aux circuits de communication relatifs à l’étiquetage ?

À une époque où des lacunes de conformité peuvent apparaître dans les « zones grises » des responsabilités, il est essentiel de garantir une harmonisation totale entre les obligations des titulaires d’autorisation de mise sur le marché.

Tout d’abord, rappel des obligations fondamentales des titulaires d’autorisation de mise sur le marché (TAMM)

1. Conformité réglementaire et documentation

Les MAH doivent se conformer au contenu et aux conditions de leur autorisation de mise sur le marché tout au long du cycle de vie du produit. Cela implique de déposer des demandes de modification et d’obtenir une autorisation avant d’apporter tout changement au produit, au processus de fabrication ou aux informations relatives au produit. Ils doivent notifier les autorités compétentes lors du lancement d’un produit, ainsi qu’en cas de suspension ou de retrait du marché. Les demandes de renouvellement doivent être soumises au moins neuf mois avant l’expiration de l’autorisation.

1. Responsabilités en matière de pharmacovigilance

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché sont légalement tenus de soumettre des rapports périodiques de sécurité (PSUR) conformément aux dates de clôture des données publiées dans la liste des dates de référence de l’UE (EURD), qui est juridiquement contraignante.

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché doivent mettre en place un système de pharmacovigilance comprenant la surveillance des produits après leur mise sur le marché afin de détecter les événements indésirables, la notification des événements indésirables graves aux autorités sanitaires, la mise en œuvre de plans de gestion des risques lorsque cela est nécessaire, ainsi que la réalisation d’études de sécurité post-autorisation si besoin. La présentation des PSUR ne dispense pas les titulaires d’autorisation de mise sur le marché de signaler toute nouvelle information importante relative à la sécurité et à l’efficacité dès qu’elle est disponible.

1. Normes de fabrication et de qualité

Bien que la fabrication soit souvent sous-traitée, le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) conserve la responsabilité ultime de veiller à ce que toutes les opérations soient conformes aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) et à l’autorisation de mise sur le marché. Des accords techniques écrits doivent définir les rôles, les responsabilités et les délais de notification avec les fabricants sous contrat, en particulier en cas de modifications et d’écarts.

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché doivent mener ou superviser les audits et les activités de qualification des sites de fabrication, effectuer des examens périodiques de la qualité des produits afin d’évaluer celle-ci, et s’assurer que chaque lot est certifié par une personne qualifiée (QP) au regard à la fois des normes BPF et du dossier d’autorisation avant sa mise sur le marché.

1. Chaîne d’approvisionnement et distribution

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) sont chargés d’assurer l’approvisionnement continu de leurs produits afin de répondre aux besoins des patients. Ils doivent surveiller la continuité de l’approvisionnement et signaler sans délai toute pénurie ou perturbation de l’approvisionnement aux autorités compétentes. Cela inclut la gestion des défauts de qualité, des réclamations et des rappels de produits lorsque cela s’avère nécessaire.

1. Communication et gestion de l’information

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) doivent maintenir une communication efficace avec les sites de fabrication concernant les informations du dossier d’autorisation de mise sur le marché, les modifications, les engagements réglementaires et les changements. Ils doivent mettre en place des référentiels partagés pour les informations critiques, notamment les détails d’enregistrement, l’étiquetage et les visuels actuels, les modifications approuvées, les registres des écarts et les rapports d’audit.

1. Respect des normes de bonnes pratiques

Le respect de ces normes garantit la fiabilité et l’intégrité des données qui sous-tendent l’autorisation des médicaments, ainsi que leur qualité, leur sécurité et leur efficacité une fois mis sur le marché :

• Bonnes pratiques de fabrication (BPF) pour la production
• Bonnes pratiques de distribution (BPD) pour la chaîne d’approvisionnement
• Bonnes pratiques de pharmacovigilance (GVP) pour la surveillance de la sécurité

1. Documentation et tenue des registres

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (TAMM) doivent mettre en place des systèmes de documentation complets avec contrôle des versions, tenir à jour des calendriers réglementaires reprenant les échéances relatives aux renouvellements, aux redevances, aux rapports périodiques et aux notifications, et conserver des échantillons de référence et de conservation conformément aux directives BPF.

1. Conformité en matière de publicité et de promotion

Les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) sont tenus de veiller à ce que tous les supports promotionnels et publicitaires soient conformes aux exigences réglementaires et reflètent fidèlement les informations approuvées relatives au produit.

Nota bene : responsabilité non délégable

Bien que les titulaires d’autorisation de mise sur le marché puissent externaliser ou déléguer les tâches susmentionnées à des tiers (tels que des fabricants sous contrat, des distributeurs ou des prestataires de services), la responsabilité finale ne peut être transférée. Les autorités réglementaires soulignent systématiquement que le titulaire d’autorisation de mise sur le marché reste légalement responsable de tous les aspects du cycle de vie du produit, quelle que soit l’organisation qui exécute les activités concrètes. Par conséquent, le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) est tenu de s’assurer que lui-même et toutes les parties travaillant pour son compte respectent l’ensemble des normes applicables définies dans la législation et les lignes directrices de l’Union européenne (UE)

Voici quelques éléments à prendre en considération :

Votre système qualité couvre-t-il suffisamment les responsabilités du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché ?

Les autorités sanitaires ont constaté que, dans plusieurs entreprises, le système qualité du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) était soit doté de ressources insuffisantes, soit presque entièrement axé sur la distribution conforme aux bonnes pratiques de distribution (BPD), laissant de côté les affaires réglementaires et la gouvernance marketing

Disposez-vous d’un contrôle et d’une communication adéquats avec les tiers ?

Les constatations courantes lors des inspections portent sur une supervision insuffisante des tiers, une documentation incomplète, des retards dans la communication avec les autorités et des modifications non approuvées introduites sans notification en bonne et due forme.

Votre système de formation est-il adapté à ses objectifs ?

Les autorités de régulation ont critiqué les formations à la commercialisation jugées trop génériques, non documentées ou trop axées sur les caractéristiques des produits plutôt que sur les risques et les obligations réglementaires. Un rapport de la HPRA souligne qu’une session de remise à niveau d’une journée destinée aux équipes commerciales et marketing, portant sur sept médicaments, a évalué l’efficacité des participants au moyen d’un « quiz ouvert à l’ensemble de l’assistance », en accordant peu d’importance aux événements indésirables et aux mises en garde, et qu’un représentant ne se sentait pas « qualifié pour aborder les questions relatives aux risques gastro-intestinaux » du produit qu’il promouvait.

Conséquences d’un manquement aux obligations

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des mesures réglementaires, notamment des modifications, des suspensions ou des retraits d’autorisations de mise sur le marché par la Commission européenne, sur la base des recommandations de l’EMA.

Le rôle du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (TAMM) est global et continu, s’étendant bien au-delà de l’octroi initial de l’autorisation de mise sur le marché. Pour réussir, il faut disposer de systèmes solides, de procédures claires, d’une surveillance efficace de toutes les parties impliquées dans le cycle de vie du produit et d’une communication proactive avec les autorités réglementaires.

Le moment est venu pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché d’évaluer de manière proactive leurs structures internes et leurs mécanismes de contrôle, en veillant à ce qu’aucune partie du cycle de vie du produit ne reste sans supervision dans les « zones grises » où apparaissent généralement les lacunes de conformité.

Comment MIAS Pharma peut accompagner les titulaires d’autorisation de mise sur le marché

En s’appuyant sur les défis communs du secteur et les besoins mis en évidence dans cet article, MIAS Pharma propose une gamme de services sur mesure pour aider les titulaires d’autorisation de mise sur le marché à renforcer leur conformité, leur gouvernance et leur excellence opérationnelle :

1. Évaluation des lacunes des titulaires d’autorisation de mise sur le marché

Grâce à son expertise approfondie en matière de personnes qualifiées (QP), de bonnes pratiques de fabrication (BPF), de bonnes pratiques de distribution (BPD) et de réglementation, MIAS peut réaliser une évaluation structurée des lacunes dans les domaines suivants :

• Systèmes qualité des titulaires d’autorisation de mise sur le marché
• Supervision des BPF/BPD
• Étiquetage, visuels et canaux de communication
• Supervision par des tiers et accords techniques

1. Expertise et supervision à la demande (QP / technique / assistance au titulaire de l’autorisation de mise sur le marché)

Que vous ayez besoin de ressources à court terme, à temps partiel ou spécifiques à un projet, MIAS peut vous fournir :

• Un soutien ponctuel en matière de responsable de la qualité (QP)
• Expert en qualité ou expert technique à temps partiel
• Assistance pour l’alignement de la certification des lots sur le dossier de l’autorisation de mise sur le marché
• Supervision de l’interface PV/QPPV (en collaboration avec votre prestataire PV)
• Assistance pour les revues de qualité des produits, la préparation aux audits et la qualification des tiers

Cette solution est idéale pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) qui ont besoin d’une capacité flexible sans augmentation à long terme de leurs effectifs.

1. Services sur mesure pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché et accompagnement de bout en bout

MIAS Pharma peut s'associer aux titulaires d'autorisation de mise sur le marché (MAH) pour leur fournir un accompagnement sur mesure dans les domaines suivants :

• Mise en place ou amélioration des systèmes qualité des titulaires d’autorisation de mise sur le marché
• Gestion de la documentation et du calendrier réglementaire
• Gestion des modifications, des renouvellements et des activités liées au cycle de vie
• Gestion des processus de modification de l’étiquetage et des visuels
• Élaboration de programmes de formation adaptés aux responsabilités réglementaires
• Programmes de surveillance des fournisseurs et des fabricants sous contrat (CMO)
• Préparation aux inspections et aux interactions avec les autorités

MIAS accompagne déjà ses clients dans la préparation à l’autorisation de mise sur le marché (AMM), les déclarations des responsables de la qualité (QP) et la mise en conformité réglementaire tout au long du cycle de vie de l’AMM.