Se préparer au lancement d’un produit grâce à la sérialisation

Votre titulaire d’autorisation de mise sur le marché (TAMM) est-il réellement prêt pour la sérialisation, ou êtes-vous simplement connecté à un système ?

Pour de nombreux titulaires d’autorisation de mise sur le marché (TAMM), la mise en place de la sérialisation est considérée comme un simple exercice technique, un « plug-in » à intégrer aux lignes de conditionnement ou chez les fabricants sous contrat. Mais les autorités de réglementation voient les choses différemment. En vertu de la directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD), la sérialisation est une obligation réglementaire et de qualité, et non une simple tâche d’intégration technologique.

La préparation à la sérialisation doit donc être intégrée à votre système qualité de titulaire d’autorisation de mise sur le marché, au même titre que la validation des systèmes informatiques (CSV), la conformité à l’annexe 11, les contrôles d’intégrité des données et la surveillance continue de vos partenaires externalisés.

Cet article explore les étapes essentielles pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) qui se préparent au lancement d’un produit, depuis la mise en place de la capacité de sérialisation jusqu’au maintien d’une conformité continue à la FMD grâce à la gestion du cycle de vie.

Pourquoi la sérialisation est-elle importante lors du lancement ?

La sérialisation, telle que prévue par la directive 2011/62/UE et son règlement délégué (UE 2016/161), vise à empêcher les médicaments falsifiés de pénétrer dans les chaînes d’approvisionnement légales. Pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH), il ne s’agit pas d’une option, mais d’une obligation légale de veiller à ce que chaque emballage commercialisable porte un identifiant unique, enregistré, vérifié et désactivé via des référentiels tels que l’EMVO et l’IMVO.

Le défaut de mise en place de systèmes conformes peut bloquer la mise sur le marché des produits, perturber l’approvisionnement du marché ou entraîner des mesures coercitives. Mais la conformité va au-delà de l’impression de codes 2D. Elle s’étend à :

• Des connexions de données validées entre les sites de conditionnement et les référentiels
• La gouvernance de la génération, du stockage et de la prévention de la réutilisation des numéros de série
• Des contrôles de l’intégrité des données et de la piste d’audit conformes à l’annexe 11
• La supervision des prestataires de services tiers.

La sérialisation est un processus continu, de la mise en place à la gestion des alertes dans le cadre des opérations commerciales, qui exige vigilance, validation et contrôle des procédures.

Poser les bases : commençons par l’architecture de génération des numéros de série.

Pour chaque emballage commercialisable, le système génère un numéro de série qui est associé à d’autres données (telles que le code produit/GTIN, le lot et la date de péremption) et imprimé sous la forme d’un code-barres Data Matrix 2D sur le carton.

Le module de génération doit garantir que :

• Le même numéro de série ne soit jamais utilisé deux fois pour le même produit.
• Les numéros soient conformes aux règles GS1 (longueur, caractères, etc.).
• Les numéros soient difficiles à deviner pour les contrefacteurs

La plupart des configurations sont préqualifiées par le dossier de validation de vos fournisseurs, conforme à la méthodologie GAMP 5.

Toutefois, même lorsque les fournisseurs proposent un produit prévalidé, le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) doit évaluer de manière indépendante l’« adéquation à l’usage prévu », vérifier les paramètres de configuration et examiner les mécanismes de sécurité et de transfert de données.

Au minimum, les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) doivent vérifier :

• La qualification du fournisseur du système de sérialisation
• Les rapports de synthèse de validation pour la version déployée
• L’intégrité de la logique de génération et d’attribution des numéros de série
• Les contrôles d’accès basés sur les rôles et la configuration de la piste d’audit
• Les interfaces sécurisées et validées avec les lignes de conditionnement et les référentiels

Toutes les activités de validation doivent être intégrées dans un cycle de vie de type « V-Model », depuis les spécifications des besoins utilisateurs (URS), en passant par les spécifications fonctionnelles et de configuration (FS/CS), jusqu’aux qualifications d’installation, opérationnelle et de performance (IQ/OQ/PQ).

Intégration avec le partenaire de conditionnement

Lorsque les données de sérialisation doivent traverser plusieurs continents, dans le cadre d’un approvisionnement commercial au sein de l’UE, l’intégration fait partie du périmètre de validation.
Dans ce cas, des tests de bout en bout entre les équipements du conditionneur sous contrat, le système de téléchargement et le hub national doivent être effectués et documentés avant la mise sur le marché autorisée du produit.

Les contrôles clés comprennent :

• Transport sécurisé des données (chiffrement, pare-feu, validation des identifiants utilisateur)
• Disponibilité en temps opportun des numéros de série pour la planification de la production
• Vérification de la qualité d’impression du code DataMatrix 2D (conformité à la norme ISO 15415)
• Le téléchargement et la confirmation précis des numéros de série mis en service
• Des processus de mise hors service et de retours traçables à des fins d’audit

Lorsque plusieurs marchés coexistent (références nordiques, irlandaises, danoises ou packs multi-marchés), le contrôle des données de référence est essentiel. Le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) doit définir la hiérarchie GTIN, les marchés cibles et les destinations de téléchargement respectives au sein du hub européen.

Validation des systèmes et intégrité des données

L’annexe 11 du Guide des BPF de l’UE exige la validation des systèmes informatisés utilisés dans le cadre des opérations BPF, y compris les solutions de sérialisation. Le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) doit s’assurer :

• Des évaluations des risques documentées définissant l’impact GxP
• Des pistes d’audit enregistrant qui modifie ou valide les données, avec horodatage
• Une gestion des accès garantissant que seules les personnes autorisées peuvent effectuer des modifications
• Des registres de formation démontrant que les utilisateurs du système possèdent les compétences requises pour leur rôle
• Des processus de contrôle des modifications couvrant les mises à jour logicielles, les nouveaux distributeurs et les modifications des données de référence

Les politiques d’intégrité des données — couvrant les principes ALCOA+ (Attribuable, Lisible, Contemporain, Original, Exact, ainsi que Complet, Cohérent, Durable et Disponible) — doivent s’appliquer explicitement aux données de sérialisation.

Surveillance des fournisseurs et des sous-traitants

Un constat récurrent lors des inspections menées dans l’ensemble de l’UE concerne la faiblesse de la supervision des activités de sérialisation externalisées. Les titulaires d’autorisations de mise sur le marché (MAH) doivent démontrer qu’ils exercent un contrôle effectif sur :

1. des prestataires de services, par le biais d’une qualification formelle des fournisseurs, d’audits et d’accords techniques de qualité définissant la validation, la propriété des données et la gestion des écarts ;
2. les conditionneurs sous contrat, par le biais d’ accords de qualité détaillés couvrant le traitement des numéros de série, la vérification de l’impression, le téléchargement des données et la résolution des alertes ;
3. Le statut d’OBP et la participation à l’EMVO, signés dans le cadre de l’accord de participation, afin de confirmer le contrôle juridique des téléchargements de données et des communications avec le hub.

Le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché reste responsable de l’exactitude, de la disponibilité et de l’intégrité des données téléchargées vers le référentiel. La délégation à des partenaires contractuels ne le dégage pas de cette responsabilité.

Gouvernance du lancement : garantir une conformité continue

La préparation à la sérialisation n’est pas une opération ponctuelle. Le maintien de la conformité nécessite un modèle de gouvernance contrôlé qui inclut :

• Une responsabilité clairement définie au sein du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (par exemple, un super-utilisateur ou un point de contact unique)
• Un examen périodique des listes d’accès au système, des tendances des journaux d’audit et des alertes
• Des examens annuels de l’état de validation confirmant l’adéquation continue à l’usage
• Des sessions de remise à niveau sur les politiques de sérialisation destinées au personnel technique et chargé de l’assurance qualité
• L’intégration dans la revue de la qualité des produits (PQR) afin de recenser tout écart de sérialisation ou toute constatation issue du rapprochement
• Intégration dans le contrôle des changements pour les modifications des données de référence ou les ajouts de sites partenaires

En outre, chaque suivi de marché — gestion des alertes, cas de falsification présumés ou notifications du système EMVO — doit être intégré aux systèmes de pharmacovigilance et de qualité du titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH) afin d’assurer une surveillance globale.

Pièges courants observés lors des inspections

Les autorités sanitaires continuent de constater plusieurs faiblesses récurrentes en matière de conformité dans les systèmes de sérialisation :

• Validation limitée à l’assurance fournie par le fournisseur, sans examen documenté par le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché
• Absence de cahier des charges utilisateur lié au périmètre du produit autorisé
• Accords techniques incomplets ou obsolètes entre le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché et le fabricant sous contrat
• Réutilisation de numéros de série après la suppression ou la retouche d’un lot d’essai, sans traçabilité complète
• Processus de gestion des alertes entièrement pris en charge par les fabricants sous contrat (CMO), sans examen par le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH)
• Absence de contrôles périodiques documentés de l’exactitude des données du référentiel

Les inspecteurs soulignent que la sérialisation est un processus contrôlé par le titulaire de l’autorisation de mise sur le marché (MAH). Ce dernier doit être en mesure de démontrer sa responsabilité tout au long du cycle de vie des données, de leur génération à leur mise hors service.

Conclusion : de la conformité à la confiance

La sérialisation n’est pas simplement une mise à niveau de la ligne de conditionnement, c’est un élément à part entière du cadre réglementaire et de qualité du titulaire d’autorisation de mise sur le marché. Une configuration conforme et validée permet non seulement de respecter les obligations liées à la directive sur la traçabilité des médicaments (FMD), mais aussi de positionner le titulaire d’autorisation de mise sur le marché comme un modèle d’excellence en matière de traçabilité au sein de chaînes d’approvisionnement complexes.

Le moment est venu pour les titulaires d’autorisation de mise sur le marché (MAH) de se poser les questions suivantes:
Nos systèmes de sérialisation sont-ils validés pour l’usage prévu ?
Nos contrats attribuent-ils clairement les responsabilités en matière d’intégrité des données et de supervision ?
Nos équipes sont-elles formées et prêtes à gérer les alertes et à mener des enquêtes ?

Les services d’accompagnement à la sérialisation de MIAS Pharma aident les titulaires d’autorisation de mise sur le marché à combler ce déficit de conformité, depuis l’évaluation des lacunes et la supervision de la validation jusqu’à l’harmonisation des accords techniques et aux examens de préparation au lancement.

👉 Ne laissez pas la sérialisation devenir le maillon faible de votre conformité lors du lancement.
Mettez-la en place correctement. Validez-la minutieusement. Assurez-en la gouvernance en continu.