Mögliche Fallstricke bei einem MES-Projekt

1. Festlegung des Projektumfangs

Die Implementierung eines MES ist ein Großprojekt, das für ein Unternehmen eine erhebliche Arbeitsbelastung mit sich bringt. Daher ist es äußerst wichtig, den Umfang vor Projektbeginn klar zu definieren. Es kann nämlich verlockend sein, während der MES-Implementierung auch allerlei Optimierungen mit einzubeziehen. Dies kann jedoch dazu führen, dass zu sehr vom Hauptziel des Projekts abgewichen wird.

Das bedeutet nicht, dass keinerlei Optimierungen berücksichtigt werden dürfen, doch diese sollten separat auf der Grundlage ihrer Auswirkungen auf das Projekt und das Unternehmen bewertet werden. Handelt es sich um eine geringfügige Änderung, kann diese dem Unternehmen vorgelegt werden, um die Optimierung anschließend in das Projekt aufzunehmen. Andernfalls ist es bei größeren Änderungen möglicherweise besser, die Optimierung in ein Folgeprojekt einzubeziehen, in dessen Rahmen weitere Optimierungen innerhalb der Organisation umgesetzt werden.

Beachten Sie, dass die Einführung eines MES oft eine große Umstellung für die Mitarbeiter erfordert, insbesondere wenn es sich um eine Erstimplementierung handelt. Werden zu viele Änderungen gleichzeitig umgesetzt, kann dies möglicherweise zu Widerständen führen.

2. Zusammensetzung des Projektteams

Ein Projektteam sollte natürlich aus verschiedenen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Hintergründen und Aufgabenbereichen bestehen. Ein vielseitiges Projektteam ist ein Pluspunkt für das Projekt, da es unterschiedliche Perspektiven und Verbesserungsvorschläge einbringen kann. Ist ein Projektteam jedoch zu groß, können diese Unterschiede auch dazu führen, dass das Team nicht mehr effizient arbeiten kann.

Daher empfiehlt es sich, die erforderlichen Stakeholder und Kompetenzen innerhalb Ihres Kernteams unter Berücksichtigung der Arbeitsbelastung sorgfältig abzuschätzen. Das Projektteam sollte sorgfältig ausgewählt werden, wobei ein Gleichgewicht zwischen Personen mit Produktionshintergrund, Projekterfahrung usw. angestrebt werden sollte.

3. Kommunikation

Wie in jedem Projekt und in jedem Team ist Kommunikation eine der wichtigsten Säulen, und das gilt auch für ein MES-Projekt. Wie bereits beschrieben, sind bei einer MES-Implementierung verschiedene Abteilungen innerhalb einer Organisation beteiligt. Daher ist es wichtig, dass die betroffenen Abteilungen in die notwendigen Schritte eines Projekts einbezogen werden. So sollte beispielsweise die Qualitätssicherung (QA) bei einer Besprechung der Änderungen am Batch-Record-Review-Prozess auf jeden Fall anwesend sein, während ein Vertreter der Technik hier wahrscheinlich nicht dabei sein sollte.

Es kann jedoch vorkommen, dass eine solche Kommunikation nicht effizient gestaltet wird. So kann es beispielsweise passieren, dass die Qualitätssicherung viel zu spät einbezogen wird, was dazu führt, dass in den letzten Schritten auf Wunsch der Qualitätssicherung noch zahlreiche Änderungen erforderlich sind, wodurch viel Zeit verloren geht. Ein weiteres Beispiel ist die Einladung von Personen, die nicht beteiligt sein sollten. Oder noch ein anderes Beispiel: Die richtige Abteilung wurde eingeladen, aber nicht die richtigen Personen. Daher ist es sinnvoll, vor jeder Besprechung abzuwägen, wessen Anwesenheit erforderlich ist, um eine möglichst effiziente Kommunikation zu gewährleisten.

Neben der Kommunikation innerhalb der Organisation ist auch die Kommunikation innerhalb des Teams sehr wichtig. Wenn innerhalb des Teams nicht kommuniziert wird, kann es vorkommen, dass zwei Personen am selben Thema arbeiten, was eine bedauerliche Verschwendung von Ressourcen darstellt. Zudem kann Fehlkommunikation auch eine Gefahr darstellen; wenn ein Team unter Fehlkommunikation leidet, kann dies zu einer schlechten Atmosphäre, unnötigen Diskussionen usw. führen, was sich negativ auf die Teamdynamik, die Motivation und damit auch auf das Projekt auswirken kann. Stellen Sie sicher, dass Missverständnisse rechtzeitig erkannt und behoben werden, damit ein Team ein Team bleibt und nicht zu einer Ansammlung einzelner Personen wird.

4. Führung & Vision

Eine klare Vision muss im Vorfeld entwickelt und vom Führungsteam getragen werden. Eine starke Vision führt zu klaren Leitlinien für alle Beteiligten und trägt zudem zum Veränderungsprozess bei.

Sind die Richtlinien unklar und ändern sich ständig, führt dies zu Unklarheiten, wodurch es innerhalb des Teams zu unterschiedlichen Interpretationen kommt. Das Team wird die Dinge auf unterschiedliche Weise angehen, was zu Zeitverlusten bei der Erledigung eines bestimmten Themas führt. Daher ist es wichtig, dass allen Beteiligten klare Richtlinien vermittelt werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

5. Zu wenig Projekt- oder Prozesswissen

Wie oben beschrieben, sollte ein Team aus Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt werden. Wenn kein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Personen mit Projekt- und Prozesswissen besteht, kann dies ebenfalls zu Verzögerungen im Projekt führen. Genauso wie zu viele Personen mit keinem oder nur wenig Projekt- bzw. Prozesswissen das Projekt verlangsamen können.

Bei einem ausgewogenen Verhältnis können die Personen mit Projektkenntnissen die Personen mit Prozesskenntnissen unterstützen und umgekehrt. Zudem ist es nicht von Nachteil, wenn auch einige Personen dabei sind, die über keines von beiden verfügen, dafür aber andere Erfahrungen gesammelt haben, die für das Projekt nützlich sein können. Das Wichtigste ist ein ausgewogenes Team, dessen Mitglieder sich in ihren Erfahrungen ergänzen und nicht gegenseitig behindern.

6. Anpassung

Unabhängig vom Anbieter ist MES in der Regel ein Standardsystem, bei dem Anpassungen auf Kundenwunsch möglich sind. Dennoch muss ganz klar sein, dass diese „Anpassungen“ zu hohen Wartungskosten, größerem Validierungsaufwand und sogar negativen Auswirkungen auf zukünftige Updates (z. B. Fehlerbehebungen) des Systems führen können.

Es wird daher empfohlen, „Anpassungen“ so weit wie möglich zu vermeiden oder zumindest eine gründliche Bewertung anhand eines soliden Business Case durchzuführen.

Fazit

Diese Fallstricke können bei jedem Projekt auftreten, nicht nur bei einem MES-Projekt. Zudem handelt es sich um mögliche Fallstricke, mit denen nicht jedes Projekt konfrontiert ist, und es gibt noch weitere Fallstricke, die in diesem Blog nicht beschrieben werden. Ein allgemeiner Tipp lautet, festgestellte Fallstricke schnell anzugehen und nicht aufschieben. Ein Fallstrick muss nicht sofort als etwas Negatives angesehen werden. Je nachdem, wie der Fallstrick angegangen wird, kann er ein Projekt und/oder ein Team stärken. So kann ein Projekt effizient und erfolgreich abgeschlossen werden.