Vorbereitung auf die Produkteinführung mit Serialisierung

Ist Ihr Zulassungsinhaber wirklich bereit für die Serialisierung, oder sind Sie lediglich an ein System angeschlossen?

Für viele Inhaber einer Marktzulassung (MAHs) wird die Einrichtung der Serialisierung als rein technische Aufgabe betrachtet, als „Plug-in“ für Verpackungslinien oder Auftragshersteller. Die Aufsichtsbehörden sehen das jedoch anders. Gemäß der EU-Richtlinie über gefälschte Arzneimittel (FMD) ist die Serialisierung eine regulatorische und qualitätsbezogene Verpflichtung und nicht nur eine Aufgabe der Technologieintegration.

Die Serialisierungsbereitschaft muss daher in Ihr MAH-Qualitätssystem eingebettet sein, ebenso wie die Validierung von Computersystemen (CSV), die Einhaltung von Anhang 11, Kontrollen der Datenintegrität und die laufende Überwachung Ihrer ausgelagerten Partner.

Dieser Artikel beleuchtet die wesentlichen Schritte für Zulassungsinhaber bei der Vorbereitung auf eine Produkteinführung – vom Aufbau der Serialisierungsfähigkeit bis hin zur Aufrechterhaltung der kontinuierlichen FMD-Konformität durch Lebenszyklusmanagement.

Warum die Serialisierung bei der Markteinführung wichtig ist

Die Serialisierung gemäß der Richtlinie 2011/62/EU und ihrer delegierten Verordnung (EU 2016/161) soll verhindern, dass gefälschte Arzneimittel in legale Lieferketten gelangen. Für Inhaber der Marktzulassung ist dies keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung: Sie müssen sicherstellen, dass jede verkaufsfähige Packung eine eindeutige Kennung trägt, die über Register wie EMVO und IMVO erfasst, verifiziert und außer Betrieb genommen wird.

Die Nicht-Einrichtung konformer Systeme kann die Produktfreigabe blockieren, die Marktversorgung stören oder zu Durchsetzungsmaßnahmen führen. Die Einhaltung der Vorschriften geht jedoch über den Druck von 2D-Codes hinaus. Sie erstreckt sich auf:

• Validierte Datenverbindungen zwischen Verpackungsstandorten und Registern
• Regelungen zur Generierung, Speicherung und Vermeidung der Wiederverwendung von Seriennummern
• Kontrollen zur Datenintegrität und zum Prüfpfad gemäß Anhang 11
• Aufsicht über externe Dienstleister.

Die Serialisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der von der Einrichtung bis zum Alarmmanagement im operativen Geschäftsbetrieb reicht und Wachsamkeit, Validierung sowie die Kontrolle der Abläufe erfordert.

Grundlagen schaffen: Beginnen wir mit der Architektur zur Generierung von Seriennummern.

Für jede verkaufsfähige Verpackung generiert das System eine Seriennummer, die mit anderen Daten (wie Produktcode/GTIN, Charge und Verfallsdatum) kombiniert und als 2D-Data-Matrix-Barcode auf den Karton gedruckt wird.

Das Generierungsmodul muss sicherstellen, dass:

• Die gleiche Seriennummer wird für dasselbe Produkt niemals zweimal verwendet.
• Die Nummern den GS1-Regeln entsprechen (Länge, Zeichen usw.).
• Die Nummern für Fälscher schwer vorhersehbar sind

Die meisten Konfigurationen werden durch das Validierungspaket Ihres Lieferanten vorab qualifiziert, das an die GAMP 5-Methodik angepasst ist.

Doch selbst wenn Lieferanten ein vorab validiertes Produkt bereitstellen, muss der Inhaber der Marktzulassung (MAH) unabhängig die „Eignung für den Verwendungszweck“ beurteilen, die Konfigurationseinstellungen überprüfen und die Sicherheits- sowie Datenübertragungsmechanismen begutachten.

Zunähe muss der MAH mindestens Folgendes überprüfen:

• die Lieferantenqualifizierung des Anbieters des Serialisierungssystems
• Validierungszusammenfassungsberichte für die eingesetzte Version
• Integrität der Logik zur Generierung und Zuweisung von Seriennummern
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Konfiguration des Prüfpfads
• Sichere, validierte Schnittstellen zu Verpackungslinien und Repositorien

Alle Validierungsaktivitäten sollten im Rahmen eines V-Modell-Lebenszyklus erfasst werden – beginnend mit den Anforderungsspezifikationen (URS) über die Funktions- und Konfigurationsspezifikationen (FS/CS) bis hin zur Installations-, Betriebs- und Leistungsqualifizierung (IQ/OQ/PQ).

Integration mit dem Verpackungspartner

Wenn Serialisierungsdaten für die kommerzielle Belieferung der EU Kontinente überqueren müssen, ist die Integration Teil des Validierungsumfangs.
Hier müssen vor der autorisierten Produktfreigabe End-to-End-Tests zwischen den Anlagen des Auftragsverpackers, dem Upload und dem nationalen Hub durchgeführt und dokumentiert werden.

Zu den wichtigsten Prüfpunkten gehören:

• Sicherer Datentransport (Verschlüsselung, Firewall, Überprüfung der Benutzeranmeldedaten)
• Rechtzeitige Verfügbarkeit der Seriennummern für die Produktionsplanung
• Überprüfung der Druckqualität von 2D-DataMatrix-Codes (Konformität mit ISO 15415)
• Korrekter Upload und Bestätigung der freigegebenen Seriennummern
• Nachverfolgbare Stilllegungs- und Rückgabeprozesse

Bei mehreren Märkten – skandinavische, irische oder dänische SKUs oder Packungen für mehrere Märkte – ist die Stammdatenkontrolle von entscheidender Bedeutung. Der MAH muss die GTIN-Hierarchie, die Zielmärkte und die jeweiligen Upload-Ziele innerhalb des europäischen Hubs definieren.

Systemvalidierung und Datenintegrität

Anhang 11 des EU-GMP-Leitfadens schreibt die Validierung computergestützter Systeme vor, die im Rahmen von GMP-Prozessen eingesetzt werden, einschließlich Serialisierungslösungen. Der MAH muss sicherstellen:

• Dokumentierte Risikobewertungen, die die Auswirkungen auf GxP definieren
• Prüfpfade, die aufzeichnen, wer Daten ändert oder bestätigt, mit Datums- und Zeitstempeln
• Zugriffsmanagement, das sicherstellt, dass Änderungen nur von autorisierten Rollen vorgenommen werden
• Schulungsnachweise, aus denen hervorgeht, dass die Systembenutzer für ihre Rolle qualifiziert sind
• Änderungskontrollprozesse, die Software-Updates, neue Distributoren und Änderungen an Stammdaten abdecken

Richtlinien zur Datenintegrität – die die ALCOA+-Prinzipien (zuordenbar, lesbar, zeitnah, original, genau sowie vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar) abdecken – müssen ausdrücklich für Serialisierungsdaten gelten.

Überwachung von Lieferanten und Subunternehmern

Ein wiederkehrendes Inspektionsergebnis in der gesamten EU ist die unzureichende Überwachung ausgelagerter Serialisierungsaktivitäten. Zulassungsinhaber müssen eine wirksame Kontrolle über Folgendes nachweisen:

1. Dienstleister durch formelle Lieferantenqualifizierung, Audits und technische Qualitätsvereinbarungen, in denen Validierung, Dateneigentum und der Umgang mit Abweichungen festgelegt sind.
2. Vertragsverpacker durch detaillierte Qualitätsvereinbarungen, die den Umgang mit Seriennummern, die Drucküberprüfung, den Daten-Upload und die Behebung von Warnmeldungen abdecken.
3. den OBP-Status und die EMVO-Teilnahme, die im Rahmen der Teilnahmevereinbarung unterzeichnet wurden, um die rechtliche Kontrolle über Datenhochladungen und die Kommunikation mit dem Hub zu bestätigen.

Der Inhaber der Marktzulassung bleibt für die Richtigkeit, Verfügbarkeit und Integrität der in das Repository hochgeladenen Daten verantwortlich. Die Übertragung von Aufgaben an Vertragspartner entbindet ihn nicht von dieser Verantwortung.

Markteinführungs-Governance: Sicherstellung der fortlaufenden Compliance

Die Serialisierungsbereitschaft ist keine einmalige Angelegenheit. Die Aufrechterhaltung der Compliance erfordert ein kontrolliertes Governance-Modell, das Folgendes umfasst:

• Definierte Systemverantwortung beim MAH (z. B. Superuser oder SPOC)
• Regelmäßige Überprüfung der Systemzugriffslisten, der Trends in den Audit-Protokollen und der Warnmeldungen
• Jährliche Überprüfungen des Validierungsstatus zur Bestätigung der fortdauernden Gebrauchstauglichkeit
• Auffrischungsschulungen zu den Serialisierungsrichtlinien für technisches Personal und Mitarbeiter der Qualitätssicherung
• Einbeziehung in die Produktqualitätsprüfung (PQR), um etwaige Abweichungen bei der Serialisierung oder Ergebnisse der Abgleichprüfung zu erfassen
• Integration in das Änderungsmanagement bei Änderungen an Stammdaten oder beim Hinzufügen von Partnerstandorten

Darüber hinaus sollten alle Marktnachverfolgungsmaßnahmen – Warnmeldungsmanagement, Verdachtsfälle von Fälschungen oder EMVO-Systemmeldungen – in die Pharmakovigilanz- und Qualitätssysteme des Zulassungsinhabers einfließen, um eine ganzheitliche Überwachung zu gewährleisten.

Häufige bei Inspektionen festgestellte Schwachstellen

Die Gesundheitsbehörden stellen weiterhin mehrere wiederkehrende Compliance-Mängel in Serialisierungssystemen fest:

• Validierung beschränkt sich auf die Zusicherung des Anbieters ohne dokumentierte Überprüfung durch den Zulassungsinhaber
• Fehlende Anforderungsspezifikationen für Anwender in Bezug auf den zugelassenen Produktumfang
• Unvollständige oder veraltete technische Vereinbarungen zwischen dem Zulassungsinhaber und dem Auftragsfertiger
• Wiederverwendung von Seriennummern nach dem Löschen von Testchargen oder Nachbesserungen ohne lückenlose Rückverfolgbarkeit
• Alarmmanagementprozesse, die vollständig von den Auftragsfertigern (CMOs) abgewickelt werden, ohne Überprüfung durch den Zulassungsinhaber
• Fehlen dokumentierter regelmäßiger Überprüfungen der Richtigkeit der Repository-Daten

Die Inspektoren betonen, dass die Serialisierung ein vom MAH kontrollierter Prozess ist. Der MAH muss in der Lage sein, die Verantwortung während des gesamten Datenlebenszyklus nachzuweisen – von der Erstellung bis zur Stilllegung.

Fazit: Von der Compliance zum Vertrauen

Die Serialisierung ist nicht einfach nur eine Aufrüstung der Verpackungslinie – sie ist ein integraler Bestandteil des regulatorischen und qualitativen Rahmens des MAH. Eine konforme, validierte Einrichtung erfüllt nicht nur die FMD-Verpflichtungen, sondern versetzt den MAH auch in die Lage, über komplexe Lieferketten hinweg eine hervorragende Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Jetzt ist es an der Zeit, dass die Inhaber der Marktzulassung (MAH) prüfen:
Sind unsere Serialisierungssysteme für den vorgesehenen Verwendungszweck validiert?
Werden in unseren Verträgen die Verantwortlichkeiten für Datenintegrität und Aufsicht klar zugewiesen?
Sind unsere Teams für das Alarmmanagement und die Untersuchung geschult und bereit?

Die Serialisierungs-Support-Services von MIAS Pharma helfen Zulassungsinhabern dabei, diese Compliance-Lücke zu schließen – von Lückenanalysen und der Überwachung der Validierung bis hin zur Abstimmung technischer Vereinbarungen und Überprüfungen der Markteinführungsbereitschaft.

👉 Lassen Sie die Serialisierung nicht zum schwächsten Glied Ihrer Compliance-Kette bei der Markteinführung werden.
Richten Sie sie richtig ein. Validieren Sie sie gründlich. Überwachen Sie sie kontinuierlich.