Etikettering en verpakking: een kernverantwoordelijkheid van de houder van de vergunning voor het in de handel brengen

Essentiële wettelijke verplichtingen

Krachtens Richtlijn 2001/83/EG en Verordening (EG) nr. 726/2004 moet de houder van de vergunning ervoor zorgen dat de buitenverpakking, de primaire verpakking en de bijsluiter strikt overeenkomen met de inhoud van de goedgekeurde vergunning voor het in de handel brengen (samenvatting van de productkenmerken en bijlagen).

Dit omvat:

• Het gebruik van de officieel goedgekeurde naam, sterkte, toedieningsvorm en samenstelling.
• Vermelding van verplichte gegevens zoals het partijnummer, de vervaldatum, de bewaarcondities, de toedieningswijze en veiligheidswaarschuwingen.
• Correcte taalversies in alle lidstaten waar het product in de handel wordt gebracht, in overeenstemming met de nationale taalvereisten.

EU GMP Deel I (hoofdstukken 5 en 6) en bijlage 15 benadrukken dat etiketteringsactiviteiten cruciale GMP-stappen zijn; de houder van de vergunning voor het in de handel brengen moet ervoor zorgen dat verpakkingslocaties (eigen of uitbesteed) werken volgens een gevalideerd, gecontroleerd systeem, inclusief het vrijgeven van de productielijn, afstemming en controles om verwisselingen te voorkomen.

De richtlijn inzake vervalste geneesmiddelen (FMD) (Richtlijn 2011/62/EU) en Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/161 van de Commissie voegen specifieke eisen toe voor veiligheidskenmerken, namelijk de 2D-datamatrix en de manipulatiebeveiliging op receptgeneesmiddelen, die correct moeten worden gecodeerd, afgedrukt en geüpload naar het Europees geneesmiddelenverificatiesysteem (EMVS). (Houd ons volgende artikel in de gaten voor meer diepgaande inzichten over de FMD)

Verwachtingen op het gebied van governance, uitbesteding en het kwaliteitssysteem

Zelfs wanneer het drukwerk, de bedrukking en de verpakking worden uitbesteed, blijft de houder van de vergunning voor het in de handel brengen (MAH) de niet-overdraagbare verantwoordelijkheid dragen om ervoor te zorgen dat alle etikettering en verpakking die op de markt worden gebruikt, correct en conform zijn. Een robuust kwaliteitssysteem van de MAH moet daarom het volgende omvatten:

• Beheer van goedgekeurd drukwerk, met versiecontrole en traceerbaarheid tussen de goedkeuring door de regelgevende instanties, de drukwerkbestanden en de gedrukte onderdelen.
• Technische/kwaliteitsovereenkomsten met contractfabrikanten (CMO’s) en leveranciers van verpakkingsmateriaal, waarin de verantwoordelijkheden voor proeflezen, goedkeuring van onderdelen, lijncontroles en afwijkingsbeheer duidelijk zijn vastgelegd.
• Wijzigingsbeheerprocessen die ervoor zorgen dat wijzigingen in de regelgeving, veiligheidsupdates en aanpassingen onmiddellijk en nauwkeurig worden doorgevoerd in bijgewerkte verpakkingen.
• Kwalificatie van leveranciers en periodieke audits van drukkerijen, ontwerpbureaus en verpakkingslocaties.

Regelgevende instanties verwachten integratie tussen regelgevingszaken, geneesmiddelenbewaking, kwaliteit en de toeleveringsketen, zodat nieuwe veiligheidsinformatie, wijzigingen in de etikettering en terugroepbeslissingen consistent in alle markten worden geïmplementeerd.

Veelvoorkomende inspectiebevindingen met betrekking tot etikettering en verpakking

In inspectierapporten van EU-autoriteiten worden houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH’s) vaak aangesproken op tekortkomingen in de controle van etikettering en verpakking, waaronder:

• Gebruik van verouderd drukwerk of verpakkingsonderdelen: oude versies van bijsluiters of verpakkingen die in omloop blijven als gevolg van gebrekkige controle op onderdelen of onvoldoende afzondering van verouderde versies.
• Inconsistente implementatie van wijzigingen: bijgewerkte formuleringen in de samenvatting van de productkenmerken (SmPC) of de bijsluiter (PL) die centraal of nationaal zijn goedgekeurd, maar niet volledig zijn doorgevoerd in alle verpakkingsonderdelen, talen of verpakkingsgroottes.
• Vertaalfouten en weglatingen: veiligheidswaarschuwingen of doseringssecties die in bepaalde taalversies onjuist zijn vertaald of gedeeltelijk zijn weggelaten, vaak wanneer lokale dochterondernemingen of externe leveranciers onvoldoende werden gecontroleerd.
• Ontbrekende of onjuiste veiligheidskenmerken: 2D-codes die niet leesbaar of niet-conform zijn, verkeerde productcodes of discrepanties tussen gedrukte gegevens en EMVS-uploads, wat leidt tot scanfouten op apotheekniveau.
• Ontoereikende batchspecifieke controles: onvoldoende controles van proefdrukken vóór het drukken, gebrekkige afstemming van gedrukte onderdelen of het ontbreken van onafhankelijke verificatie van kritieke informatie (productnaam, sterkte, batch, houdbaarheidsdatum).
• Gebrekkige analyse van klachten en afwijkingen: het nalaten om klachten met betrekking tot etikettering (bijv. onleesbare tekst, bijsluiter in de verkeerde taal, niet-overeenkomende blisterverpakking/doos) adequaat te onderzoeken en trends daarin vast te stellen, en om CAPA’s door te voeren in alle betrokken markten en bij alle contractfabrikanten (CMO’s).

Deze bevindingen houden vaak verband met tekortkomingen in het centrale beheer van de houder van de vergunning voor het in de handel brengen (MAH), bijvoorbeeld versnipperde verantwoordelijkheid tussen regelgeving, marketing en de toeleveringsketen; het ontbreken van één gecontroleerde opslagplaats voor goedgekeurd drukwerk; of zwak toezicht op externe leveranciers van drukwerk en vertalingen.

Klachten, kwaliteitsgebreken en terugroepacties

Volgens de EU-wetgeving en hoofdstuk 8 van de GMP moet de houder van de vergunning (MAH) een systeem hanteren voor klachten en onderzoeken naar kwaliteitsgebreken van producten, inclusief die welke voortvloeien uit etiketteringsfouten. Typische aanleidingen zijn onder meer:

• Een bijsluiter in de verkeerde taal in een verpakking.
• Onjuiste sterkte of doseringsinstructie afgedrukt.
• Ontbrekende waarschuwing of contra-indicatie.
• Verkantelde of onleesbare tekst, partijnummer of houdbaarheidsdatum.

Voor elk geval moet de houder van de vergunning de mogelijke gevolgen voor de patiëntveiligheid beoordelen en bepalen of een terugroepactie of andere marktmaatregel nodig is, in overeenstemming met de EU- en nationale richtlijnen voor terugroepacties. De communicatie met de bevoegde autoriteiten moet tijdig en gecoördineerd plaatsvinden, met een duidelijke uitleg van de onderliggende oorzaak, de omvang (partijen, markten) en de voorgestelde corrigerende en preventieve maatregelen.

Wanneer het om veiligheidskenmerken gaat, bijvoorbeeld systematische storingen bij het uitschakelen van het EMVS of wijdverbreide onleesbare 2D-barcodes, kunnen autoriteiten een bredere terugroepactie of herbewerking verwachten, evenals een grondige controle van de serialisatie- en verpakkingscontroles van de houder van de vergunning voor het in de handel brengen.

Hoe goede praktijken er voor houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH’s) uitzien

In de praktijk zal een MAH-omgeving die voldoet aan de voorschriften voor etikettering en verpakkingscontrole het volgende laten zien:

• Eén enkele, gecontroleerde opslagplaats voor drukwerk en etikettering die is gekoppeld aan het goedgekeurde MA-dossier, met strenge wijzigingsbeheersing.
• Formele, gedocumenteerde workflows voor proeflezen en goedkeuring, inclusief medische, regelgevende en kwaliteitscontroles voor alle talen.
• Gevalideerde verpakkingsprocessen bij alle contractfabrikanten (CMO’s), met routinematige prestatiemonitoring en periodieke audits.
• Effectieve analyse van klachten en defecttrends, die worden meegenomen in risicobeoordelingen, PQR’s en managementbeoordelingen.
• Een duidelijke integratie tussen geneesmiddelenbewaking, regelgevingszaken en kwaliteitsbeheer, waardoor nieuwe veiligheidsgegevens en goedkeuringen van wijzigingen snel worden omgezet in verpakkingsupdates en implementatie op de markt.

Door etikettering en verpakking te beschouwen als een strategische verplichting van de vergunninghouder in plaats van als een puur operationele taak, kunnen bedrijven hun blootstelling aan inspectiebevindingen, kwaliteitsgebreken en kostbare terugroepacties aanzienlijk verminderen, terwijl ze ervoor zorgen dat patiënten geneesmiddelen ontvangen met nauwkeurige, leesbare en actuele informatie.

Als u een van deze zwakke punten in uw eigen controles op etikettering en verpakking herkent, is dit het moment om in actie te komen in plaats van te wachten op een inspectiebevinding.

MIAS Pharma kan samenwerken met vergunninghouders om een robuust bestuurskader te ontwerpen en te implementeren, het toezicht op contractfabrikanten (CMO’s) en leveranciers te versterken, en conforme processen voor wijzigingsbeheer, afwijkingsbeheer en terugroepacties in het kwaliteitssysteem van de vergunninghouder te verankeren.

Of u nu behoefte heeft aan een gerichte gap-analyse, ondersteuning bij de voorbereiding op een aanstaande inspectie of doorlopende deelexpertise om toezicht te houden op de implementatie van etikettering, verpakking en FMD-veiligheidskenmerken, MIAS kan u helpen de overstap te maken van reactief brandblussen naar zelfverzekerde, inspectieklare naleving.