MAH's: Zijn uw GMP-GVP-raakvlakken op elkaar afgestemd?

En hier is een nog belangrijkere vraag: strekt het zelfinspectieprogramma van uw GMP-kwaliteitssysteem zich daadwerkelijk uit tot de communicatiekanalen voor geneesmiddelenbewaking, artwork en etikettering?

In een tijdperk waarin nalevingslacunes kunnen ontstaan in de ‘tussenruimtes’ van verantwoordelijkheid, is het van cruciaal belang om te zorgen voor volledige afstemming tussen de verplichtingen van de vergunninghouders.

Allereerst een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH’s)

1. Naleving van regelgeving en documentatie

MAH’s moeten gedurende de gehele levenscyclus van het product voldoen aan de inhoud en voorwaarden van hun vergunning voor het in de handel brengen. Dit omvat het indienen van wijzigingsaanvragen en het verkrijgen van goedkeuring alvorens wijzigingen aan te brengen in het product, het productieproces of de productinformatie. Zij moeten de bevoegde autoriteiten op de hoogte stellen bij de lancering van een product, evenals bij elke opschorting of terugtrekking uit de markt. Verlengingsaanvragen moeten ten minste negen maanden vóór het verstrijken van de vergunning worden ingediend.

1. Verantwoordelijkheden op het gebied van geneesmiddelenbewaking

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen zijn wettelijk verplicht om periodieke veiligheidsrapporten (PSUR's) in te dienen volgens de data lock-momenten die zijn gepubliceerd in de lijst met EU-referentiedata (EURD), die wettelijk bindend is.

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen moeten een geneesmiddelenbewakingssysteem onderhouden dat onder meer bestaat uit het monitoren van producten na het in de handel brengen om bijwerkingen op te sporen, het melden van ernstige bijwerkingen aan gezondheidsautoriteiten, het uitvoeren van risicobeheersplannen indien nodig, en het uitvoeren van veiligheidsstudies na vergunningverlening indien nodig. Het indienen van PSUR’s ontslaat houders van een vergunning voor het in de handel brengen niet van de verplichting om belangrijke nieuwe informatie over veiligheid en werkzaamheid te melden zodra deze bekend wordt.

1. Productie- en kwaliteitsnormen

Hoewel de productie vaak wordt uitbesteed, blijft de houder van de vergunning voor het in de handel brengen (MAH) eindverantwoordelijk voor het waarborgen dat alle activiteiten voldoen aan de Good Manufacturing Practice (GMP) en in overeenstemming zijn met de vergunning voor het in de handel brengen. In schriftelijke technische overeenkomsten moeten de rollen, verantwoordelijkheden en rapportagetermijnen met contractfabrikanten worden vastgelegd, met name voor wijzigingen en afwijkingen.

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen moeten audits en kwalificatieactiviteiten van productielocaties uitvoeren of daarop toezicht houden, periodieke productkwaliteitsbeoordelingen uitvoeren om de productkwaliteit te beoordelen, en ervoor zorgen dat elke batch vóór vrijgave door een gekwalificeerde persoon (QP) wordt gecertificeerd aan de hand van zowel de GMP-normen als het goedgekeurde dossier.

1. Toeleveringsketen en distributie

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH’s) zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van een continue levering van hun producten om aan de behoeften van patiënten te voldoen. Zij moeten de continuïteit van de levering bewaken en eventuele tekorten of verstoringen in de levering onmiddellijk aan de bevoegde autoriteiten melden. Dit omvat het afhandelen van kwaliteitsgebreken, klachten en productterugroepingen wanneer dat nodig is.

1. Communicatie en informatiebeheer

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH's) moeten effectief communiceren met productielocaties over informatie uit het dossier voor de vergunning voor het in de handel brengen, wijzigingen, wettelijke verplichtingen en aanpassingen. Zij moeten gezamenlijke opslagplaatsen opzetten voor cruciale informatie, waaronder registratiegegevens, actuele etikettering en drukwerk, goedgekeurde wijzigingen, afwijkingsrapporten en auditrapporten.

1. Naleving van normen voor goede praktijken

Naleving van deze normen waarborgt de betrouwbaarheid en integriteit van de gegevens die ten grondslag liggen aan de vergunningverlening voor geneesmiddelen en de kwaliteit, veiligheid en werkzaamheid ervan zodra deze op de markt zijn:

• Goede fabricagemethoden (GMP) voor de productie
• Goede distributiepraktijken (GDP) voor de toeleveringsketen
• Goede praktijken voor geneesmiddelenbewaking (GVP) voor veiligheidsmonitoring

1. Documentatie en archivering

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH's) moeten uitgebreide documentatiesystemen met versiebeheer bijhouden, regelgevingskalenders bijhouden met daarin de deadlines voor verlengingen, vergoedingen, periodieke rapporten en kennisgevingen, en referentie- en bewaarmonsters bewaren zoals gespecificeerd in de GMP-richtlijnen.

1. Naleving van reclame- en promotievoorschriften

Houders van een vergunning voor het in de handel brengen (MAH's) zijn ervoor verantwoordelijk dat al het promotiemateriaal en alle reclame voldoen aan de wettelijke vereisten en de goedgekeurde productinformatie nauwkeurig weergeven.

Let op: Niet-overdraagbare verantwoordelijkheid

Hoewel MAH's de bovengenoemde taken kunnen uitbesteden of delegeren aan derden (zoals contractfabrikanten, distributeurs of dienstverleners), kan de uiteindelijke verantwoordelijkheid niet worden overgedragen. Regelgevende autoriteiten benadrukken consequent dat de MAH wettelijk verantwoordelijk blijft voor alle aspecten van de levenscyclus van het product, ongeacht welke organisatie de daadwerkelijke activiteiten uitvoert. Daarom is de houder van de vergunning verantwoordelijk voor het waarborgen dat hijzelf en alle partijen die voor hem werken, voldoen aan alle relevante normen die zijn vastgelegd in de wetgeving en richtlijnen van de Europese Unie (EU)

Enkele aandachtspunten:

Dekt uw kwaliteitssysteem de verantwoordelijkheden van de houder van de vergunning voor het in de handel brengen (MAH) voldoende af?

Gezondheidsautoriteiten hebben geconstateerd dat bij verschillende bedrijven het kwaliteitssysteem van de MAH ofwel over onvoldoende middelen beschikte, ofwel bijna volledig was afgestemd op de groothandel volgens de GDP-richtlijnen, waardoor regelgevingszaken en marketingbeheer buiten beschouwing werden gelaten

Heeft u voldoende toezicht op en communicatie met derde partijen?

Veelvoorkomende bevindingen bij inspecties hebben betrekking op zwak toezicht op derde partijen, onvolledige documentatie, vertragingen in de communicatie met autoriteiten en niet-goedgekeurde wijzigingen die zonder de juiste kennisgeving zijn doorgevoerd.

Is uw opleidingssysteem geschikt voor het beoogde doel?

Regelgevende instanties hebben kritiek geuit op marketingtrainingen die te algemeen zijn, niet gedocumenteerd zijn of te veel gericht zijn op productkenmerken in plaats van op risico’s en wettelijke verplichtingen. In een rapport van de HPRA wordt opgemerkt dat een eendaagse productopfriscursus voor verkoop- en marketingteams over zeven geneesmiddelen de effectiviteit beoordeelde via een „open quiz“, waarbij weinig aandacht werd besteed aan bijwerkingen en waarschuwingen, en dat één vertegenwoordiger zich niet „gekwalificeerd voelde om de gastro-intestinale risico’s“ van het door hem gepromote product te bespreken.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot regelgevende maatregelen, waaronder wijzigingen, opschortingen of intrekkingen van vergunningen voor het in de handel brengen door de Europese Commissie, op basis van aanbevelingen van het EMA.

De rol van de houder van de vergunning voor het in de handel brengen (MAH) is veelomvattend en doorlopend, en reikt veel verder dan de initiële goedkeuring van een vergunning voor het in de handel brengen. Succes vereist robuuste systemen, duidelijke procedures, effectief toezicht op alle partijen die bij de levenscyclus van het product betrokken zijn, en proactieve communicatie met regelgevende instanties.

Dit is het moment voor houders van vergunningen voor het in de handel brengen (MAH’s) om hun interne structuren en toezichtmechanismen proactief te beoordelen, zodat geen enkel onderdeel van de productlevenscyclus onbeheerd blijft in de „tussenruimtes“ waar doorgaans nalevingslacunes ontstaan.

Hoe MIAS Pharma houders van vergunningen voor het in de handel brengen kan ondersteunen

Op basis van veelvoorkomende uitdagingen in de sector en de behoeften die in het artikel naar voren komen, biedt MIAS Pharma een reeks op maat gemaakte diensten om MAH’s te helpen bij het versterken van compliance, governance en operationele uitmuntendheid:

1. Beoordeling van tekortkomingen bij MAH’s

Met behulp van diepgaande expertise op het gebied van QP, GMP, GDP en regelgeving kan MIAS een gestructureerde lacuneanalyse uitvoeren op het gebied van:

• Kwaliteitssystemen van MAH’s
• GMP/GDP-toezicht
• Etikettering, artwork en communicatiekanalen
• Toezicht door derden en technische overeenkomsten

1. Gedeeltelijke expertise en toezicht (QP / Technisch / MAH-ondersteuning)

Of u nu behoefte heeft aan middelen voor de korte termijn, op deelbasis of voor specifieke projecten, MIAS kan het volgende bieden:

• Gedeeltelijke QP-ondersteuning
• Gedeeltelijke kwaliteitsdeskundige of technisch SME
• Ondersteuning bij het afstemmen van batchcertificering op het MA-dossier
• Toezicht op de PV/QPPV-interface (in samenwerking met uw PV-dienstverlener)
• Ondersteuning bij productkwaliteitsbeoordelingen, auditvoorbereiding en kwalificatie van externe partijen

Dit is ideaal voor MAH's die behoefte hebben aan flexibele capaciteit zonder dat ze hun personeelsbestand op lange termijn hoeven uit te breiden.

1. Op maat gemaakte diensten voor MAH’s en end-to-end-ondersteuning

MIAS Pharma kan samenwerken met MAH's om ondersteuning op maat te bieden op het gebied van:

• Het opzetten of verbeteren van MAH-kwaliteitssystemen
• Beheer van documentatie en regelgevingskalenders
• Beheer van wijzigingen, verlengingen en activiteiten gedurende de levenscyclus
• Beheerprocessen voor wijzigingen in etikettering en artwork
• Ontwikkeling van opleidingsprogramma's afgestemd op regelgevingsverplichtingen
• Toezichtprogramma's voor leveranciers en contractfabrikanten (CMO's)
• Voorbereiding op inspecties en contacten met regelgevende instanties

MIAS ondersteunt klanten al bij de voorbereiding op de vergunning (MA), QP-verklaringen en naleving van regelgeving gedurende de gehele levenscyclus van de vergunning.